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Web制作の初回打合せは、お客様の事業をどこまで理解して臨むかで、話の深さが変わります。

サクセシオでは、ChatGPTにGoogleカレンダーとGmailを連携し、打合せ前の情報収集に活用しています。
ホームページやSNSなどの公開情報に加え、業界内での立ち位置、競合先との違い、当日確認したいことまで整理してもらいます。

予定とメールを、事前調査の手がかりに

Googleカレンダーには、打合せの予定と、事前ヒアリングの要点を記録します。
会社名に加え、「問い合わせを増やしたい」「採用ページを充実させたい」など、相談の目的を数行入れておきます。

メールは、サクセシオの公式メールに届くメールのうち、必要なメールだけをGmailへ自動転送しています。
ChatGPTは、そのGmailにある関連メールから、相談の背景やご要望を整理します。

予定とメールの情報に、ホームページ・SNS・競合先の公開情報を組み合わせることで、お客様の相談内容に沿った事前資料ができあがります。

連携の手順は、追加・接続・確認の3ステップ

ChatGPTにGoogleカレンダーとGmailをつなぐ手順をご説明します。
専門知識は必要なく、一度設定すれば、その後は普段どおりChatGPTに話しかけるだけで使えます。

この「つなぐ」役割をするのが、プラグインと呼ばれる機能です。ChatGPTに、Googleカレンダーの予定やGmailのメールを見る許可を与える、と考えると分かりやすいと思います。
対応する環境では、次の3ステップで設定します。

ステップ1．プラグインを追加する

ChatGPTのメニューにある「プラグイン」を開き、「Google Calendar」と「Gmail」を探して追加します。

ステップ2．Googleアカウントと接続する

画面の案内に沿って、使うGoogleアカウントを選びます。「どの情報へのアクセスを許可するか」が表示されるので、内容を確認して接続します。

ステップ3．動くか確認する

新しいチャットを開き、「明日の予定を確認して」「○○社の関連メールをまとめて」と頼んでみます。予定やメールの内容が返ってくれば、設定は完了です。

なお、メニューの表示や利用できる機能は、契約しているプランや環境によって異なります。
参考（英語）：OpenAI公式「Plugins」

毎回頼まなくても済むように、自動実行を設定する

ここまでの設定で、ChatGPTに頼めば事前資料を作ってもらえるようになります。
さらに、毎回頼まなくても決まった時刻に資料ができるようにするのが、自動実行の設定です。
対応するChatGPT Workなどでは、最初に一度、調べる内容と実行する時刻を指定しておきます。

例えば、次のように依頼します。

毎日、午後5時に、翌日のWeb制作の打合せ予定を確認してください。
予定のメモと関連メール、公開情報をもとに、会社概要、競合との違い、課題の仮説、当日の質問をまとめてください。
公開情報には出典URLを付けてください。

まず一度試して内容を確認してから定期実行にすると、日々の準備を無理なく続けられます。
参考（英語）：OpenAI公式「Scheduled tasks」

メリットは、準備の時短と、打合せの深まり

①情報を探して整理する時間が減る

予定やメールを何度も開き直す手間がなくなり、相談の経緯や未確認の点を把握しやすくなります。

②競合との違いから、伝えるべき強みが見える

対象顧客や得意分野、実績の見せ方を比べると、その会社の立ち位置が整理できます。

③初回から具体的な質問ができる

「今後、増やしたい仕事は何ですか」「この強みを示す事例を掲載できますか」と、サイトの目的や必要な内容に踏み込んで話せます。事前に会社を理解しようとする姿勢は、信頼関係づくりにも役立つと感じています。

しかし、AIが示す課題や立ち位置は、公開情報などから考えた仮説にすぎません。
私は資料の出典を確認し、気になる点をさらに調べたうえで、初回面談でお客様の考えを伺います。

まず初回面談で、調べて整理する作業を効率化する。
その分、お客様の事業を理解し、誰に何を伝えるサイトにするかを考える。
サクセシオでは、こうした準備をWeb制作に活かしています。